顧客リストの重複削除・営業リストの整理手順まとめ【Excel】
展示会で集めた名刺、複数のフォームから集まった問い合わせ、過去の営業リストとの合算——出どころが違うリストを1つにまとめると、重複や表記のばらつきが必ず発生します。DMの発送やテレアポの前にリストを整理しておかないと、同じ相手に何度も連絡してしまったり、宛先不備で返送されたりする原因になります。この記事では、営業リストを整理する際にチェックすべき項目を、実務の順番に沿ってまとめます。
チェック1:重複行を洗い出す
「データ」タブ > 「重複の削除」で完全一致の重複は機械的に除去できます。ただし、これは表記が完全に同じ場合のみ有効です。社名や住所の書き方が微妙に違う「表記ゆれによる重複」は別途対応が必要です。詳しい手順は名寄せをExcelでやる方法で解説しています。
チェック2:必須項目の欠損を確認する
電話番号・メールアドレス・住所など、連絡手段として使う列に空欄がないかを確認します。空欄のセルを一括で見つけるには、対象範囲を選択して「ホーム」タブ > 「検索と選択」 > 「条件を選択してジャンプ」 > 「空白セル」を使うと便利です。
チェック3:表記を統一する
- 会社名の法人格表記——「㈱」「(株)」「株式会社」が混在していないか
- 住所の丁目・番地表記——「1-7-1」と「1丁目7番1号」が別データ扱いになっていないか(詳しくは住所の表記ゆれをExcelで統一する方法)
- 全角・半角——電話番号やメールアドレスの英数字が全角で入力されていないか(=ASC(A2)で半角化)
- 電話番号のハイフン——「09012345678」「090-1234-5678」の形式が統一されているか
チェック4:無効な値を除外する
メールアドレスに「@」が含まれているかを簡易チェックするには、以下の数式が使えます。
=IF(ISNUMBER(FIND("@",A2)),"OK","要確認")
郵便番号や電話番号の桁数チェックにはLEN関数が便利です。
チェック5:並べ替え・優先順位付け
整理が終わったら、最終アプローチ日や購入金額などの列でソートし、優先度の高い相手から連絡できるようにしておくと、限られた時間を有効に使えます。
全部やると、どれくらい時間がかかるか
数十件のリストであれば、上記のチェックを一通り行っても30分〜1時間程度で終わることが多いです。しかし数百〜数千件規模になると、重複候補の目視確認や表記統一の数式調整だけで半日〜数日かかることも珍しくありません。特に「表記ゆれの統一」と「住所の正規化」は、完全に自動化しない限り時間短縮が難しい部分です。
チェック1〜3をまとめて自動化する
リストクリーナーにファイルをアップロードすると、表記ゆれの統一・住所の正規化・重複(名寄せ)検出を一括で自動処理します。処理後のファイルはExcel形式でダウンロードでき、チェック4・5は普段どおりExcelで行えます。データはブラウザ内で処理され、外部に送信されません。無料で100行まで試せます。
無料でリストを整理してみる- Googleスプレッドシートでも同じ手順でできますか?
- 基本的な関数(TRIM・SUBSTITUTE・COUNTIF・VLOOKUP等)はGoogleスプレッドシートでも同様に使えます。ただしASC関数やREGEXREPLACEの挙動には差があるため、都度確認が必要です。
- 定期的に発生する作業を自動化したいのですが
- Excelのマクロ(VBA)である程度自動化する方法もありますが、表記ゆれのパターンが変わるたびにコードの見直しが必要になります。頻度が高い場合は専用ツールの利用が現実的です。