DM発送前にリストの重複を除外する方法|エクセルでのチェック手順

公開日:2026-07-06

DM(ダイレクトメール)は1通あたりの発送コスト(印刷・封入・郵送料)がかかるため、同じ相手に重複して送ってしまうと、そのままコストの無駄になります。この記事では、DM発送前にエクセルでリストの重複を除外する手順を解説します。

なぜDMリストは重複しやすいのか

• 複数の展示会・セミナーで同じ相手と名刺交換し、それぞれ別のリストに登録されている
• 過去のリストと新しいリストを合算した際、表記(㈱/株式会社、住所の丁目表記など)が違うため重複として検出されない
• 同じ会社の複数の担当者を、うっかり同一人物として重複登録・あるいは別人を重複と誤認する

手順1:発送先を1つのリストに統合する

複数のリストから発送する場合、まず全てを1つのシートに統合します。列の並び順(会社名・氏名・住所・郵便番号の位置)がリストごとに違う場合は、先に揃えておきます。

手順2:重複候補をCOUNTIFで洗い出す

「会社名+氏名」または「住所+氏名」を組み合わせたキーで重複候補を探します。

=COUNTIFS($A$2:$A$1000,A2,$B$2:$B$1000,B2)

結果が2以上の行を確認し、本当に同一の発送先かどうか目視で判断します。

手順3:表記ゆれによる見逃しに注意する

COUNTIFやExcel標準の「重複の削除」は完全一致でしか重複を検出しないため、次のような表記ゆれがあると見逃されます。

• 「㈱山田商事」と「株式会社山田商事」
• 「東京都渋谷区渋谷1-7-1」と「東京都渋谷区渋谷1丁目7番1号」

発送前にこれらの表記を統一しておかないと、同一の発送先が別の行として残ったまま発送されてしまいます。

手順4:発送前の最終チェックリスト

1. 会社名の法人格表記(㈱/株式会社)は統一されているか
2. 住所の丁目・番地表記は統一されているか
3. 郵便番号・電話番号の桁数、先頭の0は正しいか
4. 重複候補を目視確認し、同一発送先を1件に統合したか

手作業の限界

• 表記ゆれを事前に統一しないと、COUNTIFや重複の削除だけでは重複を見逃します——特に複数のリストを合算する場合に起きやすい問題です
• 件数が数百〜数千件になると、目視での最終確認だけでは見落としが発生しやすくなります
• 1つのリストのみを管理していて表記ルールが徹底されている場合は、本記事の手順で十分対応できます

よくある質問

宛先不明で返送されるのを防ぐ方法はありますか?

住所の表記を正規化しておくことは有効ですが、引っ越し等による宛先不明自体を事前に検知することはできません。返送されたDMの情報をリストに反映し、次回以降の発送対象から除外していくことが基本になります。

同じ会社の複数の担当者に送るのは重複ではありませんか?

同じ会社でも担当者が異なれば、通常は重複ではなく正しい状態です。重複と判定すべきかどうかは、氏名・部署まで含めて目視で確認することをおすすめします。